8 conseils pour être plus efficace au travail

Trop de travail, trop d’urgences, trop de tout, on sature, on râle, on fatigue et souvent même on s’épuise, le travail n’avance pas et pourtant on ne se pose pas assez souvent la question de savoir comment être plus efficace. Pas de panique ! Que l’on travaille en entreprise, en espace de coworking ou chez soi, voici 8 conseils faciles à suivre pour plus d’efficacité au travail :

1.Soyez ordonnés

Triez ce qu’il faut garder et jetez ce qui peut l’être. Classez ce que vous gardez et rangez le tout. Garder une surface de travail dégagée aide à mieux se concentrer. De même, sur l’ordinateur, organisez vos fichiers et vos dossiers de façon à les retrouver facilement. Essayez de reproduire la même organisation que pour vos documents papier, ce sera ainsi plus facile pour vous y retrouver. C’est un investissement en temps qui vous en fera gagner beaucoup par la suite.

2.L’importance de vos tâches

Toutes vos tâches ont un ordre d’importance et une deadline à respecter. La première chose à faire est donc de classer ces tâches en fonction de leur importance et de la date d’achèvement souhaitée :

3.Éclatez-vous dans vos projets

Pour les longs projets avec, par exemple, une deadline dans 2 mois, il est alors impératif d’éclater le projet en plusieurs tâches et sous-tâches, ce qui vous permettra de ranger chaque tâche par rapport à son importance, faute de quoi, le projet n’avancera pas, car sans cesse remis au lendemain. De plus, l’avantage majeur de fractionner le projet est de voir l’avancement de celui-ci, et donc de pouvoir adapter son emploi du temps en conséquence. Pensez à planifier au maximum vos projets tout en gardant une marge de manœuvre pour les couacs éventuels et les urgences de dernière minute afin d’éviter tout stress.

4.Attention aux interruptions

Selon une étude de la société Sciforma (experte de la gestion de projet) de 2010, les Français ne pourraient rester concentrés en moyenne que 12 minutes sur une tâche sans être interrompus. Ce chiffre date de 2010, aucune étude récente ne retravaille ce chiffre, mais nous imaginons que ce temps est de plus en plus réduit avec des smartphones toujours plus envahissants, par exemple.

Les interruptions sont néfastes, car elles nuisent à la concentration nécessaire pour être productif et les distractions sont nombreuses : collègues, téléphone, SMS, notifications, alertes, courriels… Alors pour ne plus se laisser distraire :

Mettre son téléphone en mode « ne pas déranger », voire en mode « avion » pour les plus téméraires, lorsqu’on effectue une tâche pour laquelle on a besoin de beaucoup de concentration. On peut aussi se déconnecter pendant un certain temps pour faire une pause.
Désactiver les notifications. Vous pouvez les désactiver momentanément ou définitivement.
Fermer la porte de son bureau pour signaler qu’on est occupé et qu’on ne souhaite pas être dérangé. En open-space, mettre ses écouteurs sur les oreilles pour s’isoler.
Se fixer des limites de temps strictes pour réaliser une tâche en prévoyant des pauses toutes les 2 heures pour laisser refroidir vos neurones.

5.Un temps pour tout : les e-mails

L’e-mail est la chose qui nous sollicite le plus sur notre ordinateur de bureau. Il faut donc se prévoir des plages où l’on traite ses e-mails. Il y a deux manières de fonctionner :

Soit on prévoit des plages horaires fixes pour traiter ses e-mails, par exemple une le matin entre 10:30 et 11:00 et une l’après-midi entre 15:00 et 15:30.
Sinon on peut faire de la gestion d’e-mail entre les tâches, ce qui permet d’en faire plus, de plus courte durée, et ainsi être plus disponible toute la journée.

Dans les deux cas, désactiver les notifications d’e-mails sera positif pour votre concentration et pour ne pas s’éparpiller. Il est également possible de mettre en place une réponse automatique pour informer votre interlocuteur : « Je suis absent du bureau jusqu’à 11:00, je vous répondrai à mon retour. Cordialement, Signature ». Simple et efficace !

6.Prenez le temps de la pause

Pendant la pause, allez vous aérer, buvez un café avec un collègue, etc… Distrayez-vous du travail ! Faire des pauses dans votre journée de travail est impératif, ces pauses vous permettent de décompresser, de tisser des liens avec vos collègues qui pourront alors vous aider à la réalisation d’une tâche compliquée, voire même de vous remotiver. Vous pouvez aussi utiliser les pauses comme une récompense après avoir réalisé une tâche complexe par exemple.

7.Une petite journée de télétravail ?

Et si une journée de télétravail par semaine vous permettait d’avancer plus rapidement sur un projet ? Vous seriez alors loin (mais pas trop) de votre entourage et de votre messagerie professionnelle. Mais attention à ne pas vous laisser déranger par des choses d’ordre privé. Pour ça, vous pouvez vous rendre dans un espace de coworking où l’ambiance est au travail et vous pourrez quand même réaliser des pauses avec vos collègues d’un jour.

8.Un esprit sain dans un corps sain

Pour terminer un conseil bien-être qui vous aidera sans aucun doute, veillez à votre hygiène de vie :

Surveillez votre durée de sommeil : le manque de sommeil vous déconcentrera
Ne pas oublier son petit-déjeuner pour commencer la journée d’attaque
Mangez sainement pour vous sentir en pleine forme toute la journée et suffisamment pour éviter les grignotages.

Pour finir

Il vous faudra un temps d’adaptation si vous voulez modifier votre organisation au travail, mais n’hésitez pas à changer vos « mauvaises » habitudes une par une, pour plus de confort. Et tenez bon, car il faut au cerveau 21 jours pour intégrer les nouvelles habitudes. Et vous, quels sont les problèmes qui vous empêchent d’être efficaces au travail ?

Pour ceux qui mettent en pratique, quels sont les conseils qui vous ont aidés le plus ?